Quando ogni processo vive in uno strumento diverso

Le vendite su una piattaforma. La formazione su un'altra. I report in un foglio di calcolo. La comunicazione su canali diversi. Le informazioni amministrative in un ulteriore sistema.

Presi singolarmente, ciascuno di questi strumenti può svolgere bene il proprio compito. Magari è stato persino introdotto per risolvere un'esigenza molto specifica in un momento preciso.

La sfida arriva dopo.

Quando un'azienda cresce, i suoi processi smettono di funzionare in modo isolato. Le informazioni iniziano a passare da un reparto all'altro, un'attività dipende da quella precedente e team diversi hanno bisogno di consultare gli stessi dati per prendere decisioni.

A quel punto, la vera sfida non è più avere abbastanza strumenti.

È farli diventare parte di un'operatività connessa.

Risolvere un'esigenza non sempre significa risolvere l'intero processo

Una piattaforma può funzionare perfettamente per ciò per cui è stata progettata.

Il problema nasce quando il processo prosegue al di fuori di essa.

Un record di vendita deve arrivare all'amministrazione. Una modifica fatta su una piattaforma deve riflettersi su un'altra. Un report dipende da informazioni archiviate in sistemi diversi. Un team ha bisogno di consultare dati che appartengono a un altro reparto.

E tra un punto e l'altro iniziano a comparire attività extra:

esportare informazioni, aggiornare file, copiare dati, convalidare record, verificare le corrispondenze o confermare manualmente che una modifica sia stata fatta correttamente.

Nessuna di queste attività sembra particolarmente complessa, presa da sola.

Ma quando diventano parte di processi che si ripetono ogni giorno, iniziano a occupare una parte significativa dell'operatività.

Anche il lavoro invisibile fa parte dell'operatività

Quando due sistemi non comunicano tra loro, di solito qualcuno finisce per fare quel lavoro al posto loro.

Può essere una persona che sposta informazioni da una piattaforma all'altra. Un team che consolida i report. Un foglio di calcolo che fa da ponte. Un'email usata per confermare gli aggiornamenti. Oppure una serie di controlli interni che esistono solo per assicurarsi che tutto corrisponda.

Spesso queste attività non compaiono nei diagrammi dei processi.

Eppure richiedono tempo, richiedono attenzione e crescono man mano che aumenta il volume di informazioni.

L'operatività continua a funzionare, ma inizia a dipendere sempre di più da piccole attività manuali per collegare strumenti che erano stati pensati per funzionare separatamente.

Quando le informazioni sono disperse, possono perdere coerenza

Un altro effetto si manifesta quando lo stesso dato esiste in più posti.

Le vendite possono averne una versione. L'amministrazione un'altra. Il supporto una terza. Potrebbe esserci persino una quarta in un foglio di calcolo usato per il monitoraggio.

Quando le informazioni cambiano di rado, le differenze possono passare inosservate.

Ma quando gli aggiornamenti diventano frequenti, sorge una domanda importante:

Qual è la versione corretta?

Il problema non riguarda necessariamente le persone o la qualità del loro lavoro.

Spesso sta nell'architettura.

Se lo stesso dato deve essere aggiornato manualmente su piattaforme diverse, mantenerlo coerente diventa più difficile. E più sistemi sono coinvolti, più punti di verifica ci sono.

La frammentazione incide anche sull'esperienza del team

L'esperienza digitale di un'azienda non esiste solo per i suoi clienti.

Esiste anche al suo interno.

Per chi lavora ogni giorno all'interno di un'operatività, passare continuamente da uno strumento all'altro può iniziare a sembrare normale:

aprire una piattaforma per cercare un'informazione, aprirne un'altra per verificare un dettaglio, tornare alla prima, aggiornare un record e poi usare un altro canale per comunicare la modifica.

Ogni passaggio può richiedere solo pochi minuti.

L'impatto emerge quando quella stessa sequenza si moltiplica per decine di processi, persone e giornate di lavoro.

Per questo migliorare un'operatività digitale non significa sempre aggiungere nuove funzionalità.

A volte significa eliminare passaggi che non sarebbero mai dovuti essere necessari.

Integrare non significa necessariamente usare un'unica piattaforma

Tenere tutta l'operatività in un solo sistema può essere comodo in alcune situazioni, ma non è l'unico modo per costruire un ecosistema tecnologico ordinato.

Molte aziende hanno bisogno di soluzioni specializzate.

La differenza sta nel modo in cui queste soluzioni lavorano insieme.

Un'infrastruttura composta da strumenti diversi può funzionare in modo efficiente quando ci sono connessioni chiare, regole su dove risiedono le informazioni e processi definiti per condividerle.

Quindi, oltre a chiedersi quante piattaforme usa un'azienda, conviene considerare:

Le informazioni possono passare dall'una all'altra senza duplicare il lavoro?

È chiaro quale sistema contiene il record principale?

I team consultano informazioni coerenti?

Un'azione può proseguire nel processo successivo senza dover inserire di nuovo gli stessi dati?

Il numero di strumenti, di per sé, non determina la complessità.

La mancanza di connessioni tra di essi sì.

Ogni nuovo strumento cambia l'ecosistema

Quando nasce una nuova esigenza, la reazione naturale è spesso cercare una piattaforma in grado di soddisfarla.

Ma valutarne solo le funzionalità può lasciare fuori una parte importante della decisione.

Bisogna anche chiedersi che cosa succederà dopo averla introdotta.

Quali informazioni dovrà ricevere?

Quali dati genererà?

Chi avrà bisogno di consultarla?

Con quali sistemi dovrà comunicare?

Creerà nuovi passaggi manuali?

Sostituirà un processo esistente o aggiungerà semplicemente un altro punto al flusso di lavoro?

La domanda smette di essere soltanto:

«Questo strumento fa ciò di cui abbiamo bisogno?»

E inizia a diventare:

«Come funzionerà con tutto ciò che abbiamo già?»

Questa differenza cambia completamente il modo in cui la tecnologia dovrebbe essere valutata.

Anche la tecnologia ha bisogno di un'architettura

Digitalizzare un'azienda non significa accumulare piattaforme.

Significa costruire una struttura in cui sistemi, informazioni e processi possano lavorare insieme.

A volte questo vuol dire integrare gli strumenti esistenti. In altri casi, automatizzare le connessioni, riorganizzare i processi o sviluppare soluzioni in grado di centralizzare le parti critiche dell'operatività.

Un'azienda può avere strumenti eccellenti e continuare comunque a operare in modo frammentato.

La tecnologia crea più valore quando smette di funzionare come un insieme di soluzioni indipendenti e inizia a comportarsi come un ecosistema.

Prima di aggiungere un altro strumento, forse la domanda non è che cosa manca.

Forse è che cosa deve connettersi meglio.

In Disruptive Studio costruiamo tecnologia pensando non solo a una funzionalità isolata, ma anche a come deve funzionare insieme al resto dell'operatività.

Il tuo ecosistema digitale è connesso o è semplicemente composto da tanti strumenti?