Her Süreç Farklı Bir Araçta Yaşadığında

Satışlar bir platformda. Eğitimler bir başkasında. Raporlar bir tabloda. İletişim farklı kanallarda. İdari bilgiler ise ayrı bir sistemde.

Ayrı ayrı bakıldığında her araç işini iyi yapıyor olabilir. Hatta belirli bir anda çok spesifik bir ihtiyacı çözmek için devreye alınmış da olabilir.

Zorluk daha sonra ortaya çıkar.

Bir şirket büyüdükçe süreçleri birbirinden bağımsız işlemeyi bırakır. Bilgi bir departmandan diğerine akmaya başlar, bir faaliyet bir öncekine bağlı hâle gelir ve farklı ekiplerin karar almak için aynı verilere başvurması gerekir.

O noktada asıl zorluk artık yeterli araca sahip olmak değildir.

Asıl zorluk, hepsini birbirine bağlı bir operasyonun parçası hâline getirmektir.

Bir ihtiyacı çözmek her zaman sürecin tamamını çözmez

Bir platform, tasarlandığı iş için kusursuz çalışabilir.

Sorun, süreç onun dışında devam ettiğinde ortaya çıkar.

Bir satış kaydının idari birime ulaşması gerekir. Bir platformda yapılan değişikliğin bir diğerine yansıması gerekir. Bir rapor, farklı sistemlerde tutulan bilgilere dayanır. Bir ekip, başka bir departmanın sahip olduğu verilere başvurmak zorundadır.

Ve bir noktadan diğerine geçerken ek görevler belirmeye başlar:

bilgileri dışa aktarmak, dosyaları güncellemek, verileri kopyalamak, kayıtları doğrulamak, eşleşmeleri kontrol etmek ya da bir değişikliğin doğru yapıldığını elle teyit etmek.

Bu görevlerin hiçbiri tek başına özellikle karmaşık görünmez.

Ancak her gün tekrarlanan süreçlerin parçası hâline geldiklerinde operasyonun önemli bir bölümünü kaplamaya başlarlar.

Görünmeyen iş de operasyonun bir parçasıdır

İki sistem birbiriyle iletişim kurmadığında, genellikle bu işi onların yerine birisi yapmak zorunda kalır.

Bu, bilgileri bir platformdan diğerine taşıyan bir kişi olabilir. Raporları birleştiren bir ekip. Köprü görevi gören bir tablo. Güncellemeleri teyit etmek için kullanılan bir e-posta. Ya da yalnızca her şeyin birbiriyle tutarlı olduğundan emin olmak için var olan bir dizi iç kontrol.

Bu faaliyetler çoğu zaman süreç diyagramlarında yer almaz.

Yine de zaman alır, dikkat gerektirir ve bilgi hacmi arttıkça büyür.

Operasyon işlemeye devam eder, ancak başlangıçta ayrı çalışmak üzere tasarlanmış araçları birbirine bağlamak için giderek daha fazla küçük manuel göreve dayanmaya başlar.

Bilgi dağınık olduğunda tutarlılığını kaybedebilir

Aynı veri birkaç farklı yerde bulunduğunda başka bir etki de ortaya çıkar.

Satış ekibinde bir versiyonu olabilir. İdari birimde bir başkası. Destek ekibinde üçüncüsü. Hatta takip için kullanılan bir tabloda dördüncüsü bile olabilir.

Bilgi seyrek değiştiğinde farklar fark edilmeden kalabilir.

Ancak güncellemeler sıklaştığında önemli bir soru gündeme gelir:

Hangi versiyon doğru?

Sorun mutlaka çalışanlarda ya da işlerinin kalitesinde değildir.

Çoğu zaman sorun mimaridedir.

Aynı verinin farklı platformlarda elle güncellenmesi gerekiyorsa tutarlılığı korumak zorlaşır. Ve işin içine ne kadar çok sistem girerse o kadar çok kontrol noktası oluşur.

Parçalanma ekibin deneyimini de etkiler

Bir şirketin dijital deneyimi yalnızca müşterileri için var olmaz.

Şirketin içinde de vardır.

Her gün bir operasyonun içinde çalışan biri için araçlar arasında sürekli geçiş yapmak zamanla normal gelmeye başlayabilir:

bir bilgiye bakmak için bir platformu açmak, bir ayrıntıyı doğrulamak için bir başkasını açmak, ilkine geri dönmek, bir kaydı güncellemek ve ardından değişikliği bildirmek için başka bir kanal kullanmak.

Her geçiş yalnızca birkaç dakika sürebilir.

Etki, aynı sıra onlarca süreçte, kişide ve iş gününde çoğaldığında ortaya çıkar.

Bu yüzden dijital bir operasyonu iyileştirmek her zaman yeni özellikler eklemek anlamına gelmez.

Bazen hiç gerekli olmaması gereken adımları ortadan kaldırmak anlamına gelir.

Entegrasyon, mutlaka tek bir platform kullanmak demek değildir

Tüm operasyonu tek bir sistemde tutmak bazı durumlarda pratik olabilir, ancak düzenli bir teknoloji ekosistemi kurmanın tek yolu bu değildir.

Birçok şirketin uzmanlaşmış çözümlere ihtiyacı vardır.

Fark, bu çözümlerin birlikte nasıl çalıştığında yatar.

Farklı araçlardan oluşan bir altyapı; net bağlantılar, bilginin nerede tutulacağına dair kurallar ve bilginin paylaşılması için tanımlanmış süreçler olduğunda verimli şekilde çalışabilir.

Dolayısıyla bir şirketin kaç platform kullandığını sormanın yanı sıra şunları da düşünmekte fayda var:

Bilgi, işi tekrarlamadan bu platformlar arasında akabiliyor mu?

Ana kaydı hangi sistemin tuttuğu net mi?

Ekipler tutarlı bilgilere mi başvuruyor?

Bir işlem, aynı verileri yeniden girmeye gerek kalmadan bir sonraki sürece aktarılabiliyor mu?

Araçların sayısı tek başına karmaşıklığı belirlemez.

Aralarındaki bağlantı eksikliği ise belirleyebilir.

Her yeni araç ekosistemi değiştirir

Yeni bir ihtiyaç ortaya çıktığında doğal tepki çoğu zaman onu karşılayabilecek bir platform aramaktır.

Ancak yalnızca özelliklerini değerlendirmek, kararın önemli bir kısmını dışarıda bırakabilir.

Araç devreye alındıktan sonra ne olacağını da sormak gerekir.

Hangi bilgileri alması gerekecek?

Hangi verileri üretecek?

Ona kimlerin başvurması gerekecek?

Hangi sistemlerle iletişim kurması gerekecek?

Yeni manuel adımlar yaratacak mı?

Mevcut bir süreci mi değiştirecek, yoksa iş akışına yalnızca bir nokta daha mı ekleyecek?

Soru artık yalnızca şu olmaktan çıkar:

“Bu araç ihtiyacımız olanı yapıyor mu?”

Ve şuna dönüşmeye başlar:

“Zaten sahip olduğumuz her şeyle nasıl çalışacak?”

Bu fark, teknolojinin nasıl değerlendirilmesi gerektiğini tamamen değiştirir.

Teknolojinin de mimariye ihtiyacı vardır

Bir şirketi dijitalleştirmek, platform biriktirmek anlamına gelmez.

Sistemlerin, bilgilerin ve süreçlerin birlikte çalışabildiği bir yapı kurmak anlamına gelir.

Bu bazen mevcut araçları entegre etmek demektir. Bazı durumlarda ise bağlantıları otomatikleştirmek, süreçleri yeniden düzenlemek ya da operasyonun kritik bölümlerini merkezileştirebilecek çözümler geliştirmek demektir.

Bir şirket mükemmel araçlara sahip olup yine de parçalı bir şekilde işleyebilir.

Teknoloji, bağımsız çözümlerden oluşan bir koleksiyon gibi çalışmayı bırakıp bir ekosistem gibi davranmaya başladığında daha fazla değer yaratır.

Bir araç daha eklemeden önce belki de sorulması gereken soru neyin eksik olduğu değildir.

Belki de neyin daha iyi bağlanması gerektiğidir.

Disruptive Studio olarak teknolojiyi yalnızca tek başına bir özelliğe değil, operasyonun geri kalanıyla birlikte nasıl çalışması gerektiğine de odaklanarak geliştiriyoruz.

Dijital ekosisteminiz birbirine bağlı mı, yoksa yalnızca birçok araçtan mı oluşuyor?