Saat Setiap Proses Berada di Tool yang Berbeda

Penjualan di satu platform. Pelatihan di platform lain. Laporan di spreadsheet. Komunikasi tersebar di berbagai kanal. Informasi administrasi di sistem tambahan.

Jika dilihat satu per satu, setiap alat mungkin menjalankan tugasnya dengan baik. Bahkan mungkin alat itu diperkenalkan untuk menyelesaikan kebutuhan yang sangat spesifik pada waktu tertentu.

Tantangannya muncul belakangan.

Seiring pertumbuhan perusahaan, prosesnya tidak lagi berjalan sendiri-sendiri. Informasi mulai berpindah dari satu departemen ke departemen lain, satu aktivitas bergantung pada aktivitas sebelumnya, dan berbagai tim perlu melihat data yang sama untuk mengambil keputusan.

Pada titik itu, tantangan sebenarnya bukan lagi memiliki cukup banyak alat.

Melainkan menjadikan semuanya bagian dari operasi yang saling terhubung.

Menyelesaikan satu kebutuhan tidak selalu menyelesaikan seluruh proses

Sebuah platform bisa bekerja sempurna untuk tujuan ia dirancang.

Masalahnya muncul ketika proses berlanjut di luar platform tersebut.

Data penjualan perlu sampai ke bagian administrasi. Perubahan di satu platform harus tercermin di platform lain. Sebuah laporan bergantung pada informasi yang tersimpan di berbagai sistem. Satu tim perlu melihat data milik departemen lain.

Dan di antara satu titik dengan titik berikutnya, mulai muncul tugas-tugas tambahan:

mengekspor informasi, memperbarui file, menyalin data, memvalidasi catatan, mencocokkan data, atau memastikan secara manual bahwa sebuah perubahan sudah dilakukan dengan benar.

Tidak satu pun dari tugas ini tampak terlalu rumit jika berdiri sendiri.

Namun ketika tugas-tugas itu menjadi bagian dari proses yang diulang setiap hari, semuanya mulai menyita porsi yang signifikan dari operasi.

Pekerjaan yang tak terlihat juga bagian dari operasi

Ketika dua sistem tidak saling berkomunikasi, biasanya ada seseorang yang akhirnya mengerjakan tugas itu untuk mereka.

Bisa jadi seseorang yang memindahkan informasi dari satu platform ke platform lain. Satu tim yang menggabungkan laporan. Spreadsheet yang berfungsi sebagai jembatan. Email yang dipakai untuk mengonfirmasi pembaruan. Atau serangkaian pengecekan internal yang ada hanya untuk memastikan semuanya cocok.

Aktivitas seperti ini sering kali tidak tampak dalam diagram proses.

Meski begitu, semuanya memakan waktu, menuntut perhatian, dan terus bertambah seiring meningkatnya volume informasi.

Operasi tetap berjalan, tetapi semakin bergantung pada tugas-tugas manual kecil untuk menghubungkan alat-alat yang sejak awal dirancang untuk bekerja terpisah.

Ketika informasi tersebar, konsistensinya bisa hilang

Efek lain muncul ketika data yang sama ada di beberapa tempat.

Tim penjualan mungkin punya satu versi. Administrasi mungkin punya versi lain. Tim dukungan mungkin punya versi ketiga. Bahkan bisa ada versi keempat di spreadsheet yang dipakai untuk pemantauan.

Ketika informasi jarang berubah, perbedaannya bisa luput dari perhatian.

Namun begitu pembaruan menjadi sering, muncul pertanyaan penting:

Versi mana yang benar?

Masalahnya belum tentu ada pada orang-orangnya atau kualitas kerja mereka.

Sering kali, masalahnya ada pada arsitekturnya.

Jika data yang sama harus diperbarui secara manual di berbagai platform, menjaga konsistensinya menjadi lebih sulit. Dan semakin banyak sistem yang terlibat, semakin banyak pula titik yang perlu diperiksa.

Fragmentasi juga memengaruhi pengalaman tim

Pengalaman digital sebuah perusahaan tidak hanya ada untuk pelanggannya.

Pengalaman itu juga ada di internal.

Bagi seseorang yang bekerja di dalam operasi setiap hari, terus-menerus berpindah antar-alat bisa mulai terasa normal:

membuka satu platform untuk mencari informasi, membuka platform lain untuk memverifikasi detail, kembali ke platform pertama, memperbarui catatan, lalu menggunakan kanal lain untuk mengomunikasikan perubahannya.

Setiap perpindahan mungkin hanya memakan beberapa menit.

Dampaknya terasa ketika urutan yang sama itu berlipat ganda di puluhan proses, orang, dan hari kerja.

Karena itu, meningkatkan operasi digital tidak selalu berarti menambah fitur baru.

Terkadang justru berarti menghapus langkah-langkah yang seharusnya tidak pernah diperlukan.

Integrasi tidak harus berarti menggunakan satu platform saja

Menjalankan seluruh operasi dalam satu sistem bisa praktis dalam beberapa situasi, tetapi itu bukan satu-satunya cara membangun ekosistem teknologi yang tertata.

Banyak perusahaan membutuhkan solusi yang terspesialisasi.

Perbedaannya terletak pada bagaimana solusi-solusi itu bekerja bersama.

Infrastruktur yang terdiri dari berbagai alat bisa bekerja efisien jika ada koneksi yang jelas, aturan tentang di mana informasi disimpan, dan proses yang terdefinisi untuk membagikannya.

Jadi, selain menanyakan berapa banyak platform yang digunakan sebuah perusahaan, ada baiknya juga mempertimbangkan:

Apakah informasi bisa berpindah di antara platform-platform itu tanpa pekerjaan ganda?

Apakah jelas sistem mana yang menyimpan catatan utama?

Apakah tim melihat informasi yang konsisten?

Bisakah sebuah tindakan berlanjut ke proses berikutnya tanpa memasukkan data yang sama lagi?

Jumlah alat saja tidak menentukan tingkat kerumitan.

Kurangnya koneksi di antara alat-alat itulah yang bisa menentukannya.

Setiap alat baru mengubah ekosistem

Ketika muncul kebutuhan baru, reaksi yang wajar sering kali adalah mencari platform yang bisa menjawabnya.

Namun jika hanya menilai fiturnya, ada bagian penting dari keputusan yang bisa terlewat.

Kita juga perlu bertanya apa yang akan terjadi setelah alat itu diterapkan.

Informasi apa yang perlu diterimanya?

Data apa yang akan dihasilkannya?

Siapa yang perlu mengaksesnya?

Dengan sistem mana saja alat itu perlu berkomunikasi?

Apakah alat itu akan menciptakan langkah manual baru?

Apakah alat itu akan menggantikan proses yang sudah ada, atau sekadar menambah satu titik lagi dalam alur kerja?

Pertanyaannya tidak lagi hanya:

“Apakah alat ini melakukan apa yang kita butuhkan?”

Melainkan mulai menjadi:

“Bagaimana alat ini akan bekerja dengan semua yang sudah kita miliki?”

Perbedaan itu sepenuhnya mengubah cara teknologi seharusnya dievaluasi.

Teknologi juga membutuhkan arsitektur

Mendigitalkan perusahaan bukan berarti menumpuk platform.

Melainkan membangun struktur tempat sistem, informasi, dan proses dapat bekerja bersama.

Terkadang itu berarti mengintegrasikan alat-alat yang sudah ada. Dalam kasus lain, itu berarti mengotomatiskan koneksi, menata ulang proses, atau mengembangkan solusi yang dapat memusatkan bagian-bagian penting dari operasi.

Sebuah perusahaan bisa memiliki alat-alat yang sangat baik dan tetap beroperasi secara terfragmentasi.

Teknologi menciptakan nilai lebih besar ketika ia berhenti bekerja sebagai kumpulan solusi yang berdiri sendiri dan mulai berperilaku seperti sebuah ekosistem.

Sebelum menambah satu alat lagi, mungkin pertanyaannya bukan apa yang kurang.

Mungkin pertanyaannya adalah apa yang perlu terhubung dengan lebih baik.

Di Disruptive Studio, kami membangun teknologi dengan memperhatikan bukan hanya satu fitur yang berdiri sendiri, tetapi juga bagaimana teknologi itu perlu bekerja berdampingan dengan seluruh operasi.

Apakah ekosistem digital Anda sudah terhubung, atau sekadar terdiri dari banyak alat?