যখন প্রতিটি প্রক্রিয়া আলাদা আলাদা টুলে চলে
বিক্রি এক প্ল্যাটফর্মে। প্রশিক্ষণ আরেকটিতে। রিপোর্ট একটি স্প্রেডশিটে। যোগাযোগ চলে নানা চ্যানেলে। প্রশাসনিক তথ্য থাকে আরও একটি সিস্টেমে।
আলাদা করে দেখলে, প্রতিটি টুল হয়তো নিজের কাজ ভালোভাবেই করছে। হয়তো কোনো এক সময়ে খুব নির্দিষ্ট একটি প্রয়োজন মেটাতেই সেটি আনা হয়েছিল।
চ্যালেঞ্জটা আসে পরে।
কোম্পানি যত বড় হয়, তার প্রক্রিয়াগুলো আর বিচ্ছিন্নভাবে চলে না। তথ্য এক বিভাগ থেকে আরেক বিভাগে যেতে শুরু করে, একটি কাজ আগেরটির ওপর নির্ভর করে, আর সিদ্ধান্ত নিতে বিভিন্ন টিমকে একই ডেটা দেখতে হয়।
তখন আসল চ্যালেঞ্জ আর যথেষ্ট টুল থাকা নয়।
আসল চ্যালেঞ্জ হলো সবগুলোকে একটি সংযুক্ত অপারেশনের অংশ করে তোলা।
একটি প্রয়োজন মেটানো মানেই সবসময় পুরো প্রক্রিয়ার সমাধান নয়
একটি প্ল্যাটফর্ম যে কাজের জন্য তৈরি, সেই কাজটি নিখুঁতভাবে করতে পারে।
সমস্যা দেখা দেয় যখন প্রক্রিয়াটি তার বাইরে গিয়েও চলতে থাকে।
একটি বিক্রির রেকর্ড প্রশাসনে পৌঁছাতে হয়। এক প্ল্যাটফর্মে করা পরিবর্তন আরেকটিতে প্রতিফলিত হতে হয়। একটি রিপোর্ট নির্ভর করে বিভিন্ন সিস্টেমে রাখা তথ্যের ওপর। একটি টিমকে অন্য বিভাগের ডেটা দেখতে হয়।
আর এক ধাপ থেকে পরের ধাপের মাঝে বাড়তি কাজ জমতে শুরু করে:
তথ্য এক্সপোর্ট করা, ফাইল আপডেট করা, ডেটা কপি করা, রেকর্ড যাচাই করা, মিল আছে কিনা দেখা, কিংবা পরিবর্তনটি ঠিকভাবে হয়েছে কিনা হাতে-কলমে নিশ্চিত করা।
এর কোনোটিই আলাদাভাবে খুব জটিল মনে হয় না।
কিন্তু যখন এগুলো প্রতিদিন পুনরাবৃত্ত প্রক্রিয়ার অংশ হয়ে যায়, তখন অপারেশনের একটি বড় অংশ এগুলোতেই চলে যায়।
অদৃশ্য কাজও অপারেশনেরই অংশ
যখন দুটি সিস্টেম একে অপরের সাথে যোগাযোগ করে না, তখন সাধারণত কাউকে না কাউকে সেই কাজটি তাদের হয়ে করতে হয়।
হতে পারে কেউ একজন এক প্ল্যাটফর্ম থেকে আরেকটিতে তথ্য সরাচ্ছেন। একটি টিম রিপোর্ট একত্র করছে। একটি স্প্রেডশিট সেতুর কাজ করছে। আপডেট নিশ্চিত করতে একটি ইমেইল পাঠানো হচ্ছে। অথবা একগুচ্ছ অভ্যন্তরীণ যাচাই, যেগুলোর একমাত্র উদ্দেশ্য সব কিছু মিলছে কিনা নিশ্চিত করা।
এই কাজগুলো প্রায়ই প্রক্রিয়ার ডায়াগ্রামে দেখা যায় না।
তবুও এগুলো সময় নেয়, মনোযোগ দাবি করে, আর তথ্যের পরিমাণ বাড়ার সাথে সাথে বাড়তে থাকে।
অপারেশন চলতে থাকে, কিন্তু যে টুলগুলো শুরুতে আলাদাভাবে কাজ করার জন্য তৈরি হয়েছিল, সেগুলোকে জুড়তে ক্রমেই ছোট ছোট ম্যানুয়াল কাজের ওপর নির্ভরতা বাড়ে।
তথ্য ছড়িয়ে থাকলে তার সামঞ্জস্য হারাতে পারে
আরেকটি প্রভাব দেখা দেয় যখন একই ডেটা কয়েক জায়গায় থাকে।
সেলসের কাছে থাকতে পারে একটি সংস্করণ। প্রশাসনের কাছে আরেকটি। সাপোর্টের কাছে তৃতীয়টি। এমনকি ট্র্যাকিংয়ের জন্য ব্যবহৃত কোনো স্প্রেডশিটে থাকতে পারে চতুর্থটি।
তথ্য কালেভদ্রে বদলালে পার্থক্যগুলো চোখ এড়িয়ে যেতে পারে।
কিন্তু আপডেট ঘন ঘন হতে শুরু করলে একটি গুরুত্বপূর্ণ প্রশ্ন ওঠে:
কোন সংস্করণটি সঠিক?
সমস্যাটি অগত্যা মানুষের বা তাদের কাজের মানের নয়।
প্রায়ই সমস্যাটি থাকে আর্কিটেকচারে।
একই ডেটা যদি বিভিন্ন প্ল্যাটফর্মে হাতে আপডেট করতে হয়, তবে তা সামঞ্জস্যপূর্ণ রাখা কঠিন হয়ে পড়ে। আর যত বেশি সিস্টেম জড়িত, যাচাইয়ের পয়েন্টও তত বেশি।
বিচ্ছিন্নতা টিমের অভিজ্ঞতাকেও প্রভাবিত করে
একটি কোম্পানির ডিজিটাল অভিজ্ঞতা শুধু তার গ্রাহকদের জন্য নয়।
এটি ভেতরেও বিদ্যমান।
যিনি প্রতিদিন একটি অপারেশনের ভেতরে কাজ করেন, তাঁর কাছে টুল থেকে টুলে অনবরত লাফানো একসময় স্বাভাবিক মনে হতে পারে:
তথ্য খুঁজতে একটি প্ল্যাটফর্ম খোলা, একটি বিবরণ যাচাই করতে আরেকটি খোলা, আবার প্রথমটিতে ফেরা, একটি রেকর্ড আপডেট করা, তারপর পরিবর্তনটি জানাতে অন্য কোনো চ্যানেল ব্যবহার করা।
প্রতিটি পরিবর্তনে হয়তো মাত্র কয়েক মিনিট লাগে।
প্রভাবটা বোঝা যায় যখন একই ক্রম ডজন ডজন প্রক্রিয়া, মানুষ ও কর্মদিবস জুড়ে গুণিত হয়।
এজন্যই একটি ডিজিটাল অপারেশনের উন্নতি মানে সবসময় নতুন ফিচার যোগ করা নয়।
কখনো কখনো এর মানে এমন ধাপগুলো সরিয়ে ফেলা, যেগুলোর কখনোই প্রয়োজন হওয়া উচিত ছিল না।
ইন্টিগ্রেশন মানেই একটিমাত্র প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার নয়
পুরো অপারেশন একটি সিস্টেমে রাখা কিছু ক্ষেত্রে সুবিধাজনক হতে পারে, কিন্তু একটি সুশৃঙ্খল প্রযুক্তি ইকোসিস্টেম গড়ার এটিই একমাত্র উপায় নয়।
অনেক কোম্পানির বিশেষায়িত সমাধান প্রয়োজন হয়।
পার্থক্য তৈরি হয় সেই সমাধানগুলো একসাথে কীভাবে কাজ করে তার মধ্যে।
বিভিন্ন টুল দিয়ে গঠিত একটি অবকাঠামোও দক্ষভাবে কাজ করতে পারে, যদি স্পষ্ট সংযোগ থাকে, তথ্য কোথায় থাকবে তার নিয়ম থাকে, আর তা শেয়ার করার সুনির্দিষ্ট প্রক্রিয়া থাকে।
তাই একটি কোম্পানি কতগুলো প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার করে, শুধু সেটি জিজ্ঞেস না করে এগুলোও ভেবে দেখা ভালো:
কাজের পুনরাবৃত্তি ছাড়াই কি তথ্য এগুলোর মধ্যে চলাচল করতে পারে?
কোন সিস্টেমে প্রধান রেকর্ড থাকে, তা কি স্পষ্ট?
টিমগুলো কি সামঞ্জস্যপূর্ণ তথ্য দেখে?
একই ডেটা আবার না লিখেই কি একটি কাজ পরের প্রক্রিয়ায় এগিয়ে যেতে পারে?
টুলের সংখ্যা নিজে থেকে জটিলতা নির্ধারণ করে না।
এগুলোর মধ্যে সংযোগের অভাব তা করতে পারে।
প্রতিটি নতুন টুল ইকোসিস্টেমকে বদলে দেয়
নতুন কোনো প্রয়োজন দেখা দিলে স্বাভাবিক প্রতিক্রিয়া প্রায়ই হয় এমন একটি প্ল্যাটফর্ম খোঁজা, যা সেটি মেটাতে পারে।
কিন্তু শুধু তার ফিচারগুলো মূল্যায়ন করলে সিদ্ধান্তের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ বাদ পড়ে যেতে পারে।
এটি চালু করার পর কী হবে, সেটিও জিজ্ঞেস করা দরকার।
এর কোন তথ্য গ্রহণ করতে হবে?
এটি কোন ডেটা তৈরি করবে?
কাকে এটি দেখতে হবে?
কোন কোন সিস্টেমের সাথে এর যোগাযোগ করতে হবে?
এটি কি নতুন ম্যানুয়াল ধাপ তৈরি করবে?
এটি কি বিদ্যমান কোনো প্রক্রিয়ার জায়গা নেবে, নাকি ওয়ার্কফ্লোতে কেবল আরেকটি পয়েন্ট যোগ করবে?
প্রশ্নটি তখন আর শুধু এটি থাকে না:
“এই টুলটি কি আমাদের যা দরকার তা করে?”
বরং হয়ে ওঠে:
“আমাদের যা কিছু আগে থেকেই আছে, তার সাথে এটি কীভাবে কাজ করবে?”
এই পার্থক্য প্রযুক্তি মূল্যায়নের পদ্ধতিটাই পুরোপুরি বদলে দেয়।
প্রযুক্তিরও আর্কিটেকচার দরকার
একটি কোম্পানিকে ডিজিটাল করা মানে প্ল্যাটফর্ম জমানো নয়।
এর মানে এমন একটি কাঠামো গড়া, যেখানে সিস্টেম, তথ্য ও প্রক্রিয়া একসাথে কাজ করতে পারে।
কখনো এর মানে বিদ্যমান টুলগুলোকে ইন্টিগ্রেট করা। অন্য ক্ষেত্রে এর মানে সংযোগগুলো স্বয়ংক্রিয় করা, প্রক্রিয়া নতুন করে সাজানো, কিংবা এমন সমাধান তৈরি করা, যা অপারেশনের গুরুত্বপূর্ণ অংশগুলো কেন্দ্রীভূত করতে পারে।
একটি কোম্পানির চমৎকার টুল থাকার পরও সে বিচ্ছিন্নভাবে চলতে পারে।
প্রযুক্তি তখনই বেশি মূল্য তৈরি করে, যখন এটি স্বতন্ত্র সমাধানের সংগ্রহ হিসেবে কাজ করা বন্ধ করে একটি ইকোসিস্টেমের মতো আচরণ করতে শুরু করে।
আরও একটি টুল যোগ করার আগে হয়তো প্রশ্নটি এই নয় যে কী নেই।
হয়তো প্রশ্নটি হলো, কোনটিকে আরও ভালোভাবে সংযুক্ত হতে হবে।
Disruptive Studio-তে আমরা প্রযুক্তি তৈরি করি শুধু একটি বিচ্ছিন্ন ফিচারের কথা ভেবে নয়, বরং এটি অপারেশনের বাকি অংশের সাথে কীভাবে কাজ করবে, সেদিকেও নজর রেখে।
আপনার ডিজিটাল ইকোসিস্টেম কি সংযুক্ত, নাকি এটি কেবল অনেকগুলো টুলের সমষ্টি?
