Wenn jeder Prozess in einem anderen Tool lebt

Der Vertrieb läuft auf einer Plattform. Die Schulungen auf einer anderen. Berichte in einer Tabelle. Kommunikation über verschiedene Kanäle. Verwaltungsdaten in einem weiteren System.

Für sich betrachtet erfüllt jedes Tool womöglich gut seinen Zweck. Vielleicht wurde es sogar eingeführt, um zu einem bestimmten Zeitpunkt einen ganz konkreten Bedarf zu decken.

Die Herausforderung kommt später.

Wenn ein Unternehmen wächst, laufen seine Prozesse nicht mehr isoliert ab. Informationen wandern von einer Abteilung zur nächsten, eine Tätigkeit hängt von der vorherigen ab, und verschiedene Teams müssen auf dieselben Daten zugreifen, um Entscheidungen zu treffen.

Ab diesem Punkt besteht die eigentliche Herausforderung nicht mehr darin, genügend Tools zu haben.

Sondern darin, sie alle zu Teilen eines vernetzten Betriebs zu machen.

Einen Bedarf zu decken, löst nicht immer den gesamten Prozess

Eine Plattform kann für das, wofür sie entwickelt wurde, perfekt funktionieren.

Das Problem entsteht, wenn der Prozess außerhalb von ihr weiterläuft.

Ein Verkaufsdatensatz muss die Verwaltung erreichen. Eine Änderung auf einer Plattform muss sich auf einer anderen widerspiegeln. Ein Bericht hängt von Informationen ab, die in verschiedenen Systemen gespeichert sind. Ein Team muss Daten einsehen, die einer anderen Abteilung gehören.

Und zwischen dem einen Punkt und dem nächsten tauchen zusätzliche Aufgaben auf:

Informationen exportieren, Dateien aktualisieren, Daten kopieren, Datensätze prüfen, Übereinstimmungen abgleichen oder manuell bestätigen, dass eine Änderung korrekt übernommen wurde.

Keine dieser Aufgaben wirkt für sich genommen besonders aufwendig.

Doch wenn sie Teil von Prozessen werden, die sich jeden Tag wiederholen, beanspruchen sie einen erheblichen Teil des Betriebs.

Auch unsichtbare Arbeit gehört zum Betrieb

Wenn zwei Systeme nicht miteinander kommunizieren, übernimmt meist jemand diese Arbeit für sie.

Das kann eine Person sein, die Informationen von einer Plattform in die andere überträgt. Ein Team, das Berichte zusammenführt. Eine Tabelle, die als Brücke dient. Eine E-Mail, mit der Aktualisierungen bestätigt werden. Oder eine Reihe interner Kontrollen, die nur existieren, um sicherzustellen, dass alles übereinstimmt.

Diese Tätigkeiten tauchen in Prozessdiagrammen oft gar nicht auf.

Trotzdem kosten sie Zeit, erfordern Aufmerksamkeit und wachsen mit der Menge an Informationen.

Der Betrieb läuft weiter, ist aber zunehmend auf kleine manuelle Aufgaben angewiesen, um Tools miteinander zu verbinden, die ursprünglich dafür gedacht waren, getrennt zu arbeiten.

Verstreute Informationen können ihre Konsistenz verlieren

Ein weiterer Effekt zeigt sich, wenn dieselben Daten an mehreren Orten existieren.

Der Vertrieb hat vielleicht eine Version. Die Verwaltung eine andere. Der Support eine dritte. Möglicherweise gibt es sogar eine vierte in einer Tabelle, die zur Nachverfolgung dient.

Solange sich Informationen selten ändern, fallen die Unterschiede womöglich nicht auf.

Sobald Aktualisierungen jedoch häufiger werden, stellt sich eine wichtige Frage:

Welche Version ist die richtige?

Das Problem liegt nicht unbedingt bei den Menschen oder der Qualität ihrer Arbeit.

Oft liegt es in der Architektur.

Wenn dieselben Daten auf verschiedenen Plattformen manuell aktualisiert werden müssen, wird es schwieriger, sie konsistent zu halten. Und je mehr Systeme beteiligt sind, desto mehr Prüfpunkte gibt es.

Fragmentierung wirkt sich auch auf das Erlebnis des Teams aus

Das digitale Erlebnis eines Unternehmens existiert nicht nur für seine Kunden.

Es existiert auch intern.

Für jemanden, der jeden Tag innerhalb eines Betriebs arbeitet, kann der ständige Wechsel zwischen Tools irgendwann normal erscheinen:

eine Plattform öffnen, um eine Information nachzuschlagen, eine andere öffnen, um ein Detail zu prüfen, zur ersten zurückkehren, einen Datensatz aktualisieren und dann über einen weiteren Kanal die Änderung mitteilen.

Jeder dieser Wechsel dauert vielleicht nur ein paar Minuten.

Die Auswirkung zeigt sich, wenn sich dieselbe Abfolge über Dutzende von Prozessen, Personen und Arbeitstagen vervielfacht.

Deshalb bedeutet die Verbesserung eines digitalen Betriebs nicht immer, neue Funktionen hinzuzufügen.

Manchmal bedeutet es, Schritte zu streichen, die nie hätten nötig sein sollen.

Integration heißt nicht zwingend, eine einzige Plattform zu nutzen

Den gesamten Betrieb in einem System zu bündeln, kann in manchen Situationen praktisch sein, ist aber nicht der einzige Weg zu einem geordneten Technologie-Ökosystem.

Viele Unternehmen brauchen spezialisierte Lösungen.

Der Unterschied liegt darin, wie diese Lösungen zusammenarbeiten.

Eine Infrastruktur aus verschiedenen Tools kann effizient funktionieren, wenn es klare Verbindungen gibt, Regeln dafür, wo Informationen liegen, und festgelegte Prozesse, um sie zu teilen.

Neben der Frage, wie viele Plattformen ein Unternehmen nutzt, lohnt es sich also zu überlegen:

Können Informationen zwischen ihnen fließen, ohne dass Arbeit doppelt anfällt?

Ist klar, welches System den maßgeblichen Datensatz führt?

Greifen die Teams auf konsistente Informationen zu?

Kann eine Aktion in den nächsten Prozess übergehen, ohne dass dieselben Daten erneut eingegeben werden müssen?

Die Anzahl der Tools allein bestimmt nicht die Komplexität.

Fehlende Verbindungen zwischen ihnen hingegen schon.

Jedes neue Tool verändert das Ökosystem

Entsteht ein neuer Bedarf, ist die naheliegende Reaktion oft, nach einer Plattform zu suchen, die ihn abdeckt.

Wer dabei aber nur die Funktionen bewertet, lässt einen wichtigen Teil der Entscheidung außer Acht.

Man muss sich auch fragen, was nach der Einführung passiert.

Welche Informationen muss das Tool erhalten?

Welche Daten wird es erzeugen?

Wer wird darauf zugreifen müssen?

Mit welchen Systemen muss es kommunizieren?

Entstehen dadurch neue manuelle Schritte?

Ersetzt es einen bestehenden Prozess oder fügt es dem Ablauf nur einen weiteren Punkt hinzu?

Die Frage lautet dann nicht mehr nur:

„Kann dieses Tool, was wir brauchen?“

Sondern zunehmend:

„Wie wird es mit allem zusammenarbeiten, was wir bereits haben?“

Dieser Unterschied verändert grundlegend, wie Technologie bewertet werden sollte.

Auch Technologie braucht Architektur

Ein Unternehmen zu digitalisieren bedeutet nicht, Plattformen anzuhäufen.

Es bedeutet, eine Struktur aufzubauen, in der Systeme, Informationen und Prozesse zusammenarbeiten können.

Manchmal heißt das, bestehende Tools zu integrieren. In anderen Fällen heißt es, Verbindungen zu automatisieren, Prozesse neu zu ordnen oder Lösungen zu entwickeln, die zentrale Teile des Betriebs bündeln.

Ein Unternehmen kann hervorragende Tools haben und trotzdem fragmentiert arbeiten.

Technologie schafft mehr Wert, wenn sie nicht länger als Sammlung unabhängiger Lösungen funktioniert, sondern sich wie ein Ökosystem verhält.

Bevor Sie ein weiteres Tool hinzufügen, lautet die Frage vielleicht nicht, was fehlt.

Sondern, was besser miteinander verbunden werden muss.

Bei Disruptive Studio entwickeln wir Technologie mit Blick nicht nur auf eine isolierte Funktion, sondern auch darauf, wie sie mit dem Rest eines Betriebs zusammenarbeiten muss.

Ist Ihr digitales Ökosystem vernetzt – oder besteht es einfach aus vielen Tools?